Obieg dokumentów
W praktyce obieg dokumentów w aplikacjach Lotus Notes jest implementowany bardzo często. Z naszej praktyki tworzenia aplikacji wynika, iż obieg przynajmniej w bardzo prostej postaci jest implementowany w więcej niż połowie aplikacji.

Obieg dokumentów może być oprogramowywany na dwa sposoby:

  • Implementacja bez dodatkowych narzędzi.
  • Użycie specjalistycznego środowiska.

Oprogramowywanie obiegu bez użycia dodatkowych narzędzi, polaga po prostu na skonstruowaniu przez programistę odpowiedniego algorytmu i struktur danych za pomocą języka Lotus Script.Takie podejście stosowane jest w zdecydowanej większości przypadków. Zaletami tego sposobu jest większa elastyczność, brak konieczności zakupu dodatkowych licencji, brak dodatkowego środowiska do zarządzania.

Jednak w przypadkach gdy powyższe rozwiązanie jest niesatysfakcjonujące stosowane może być jedno ze specjalizowanych środowisk do realizacji obiegu dokumentów, takie jak Pavone ProcessModeler lub Lotus Workflow. Podejście to powinno być wybrane w przypadku, gdy - mówiąc w skrócie - obieg dokumentów jest bardzo skomplikowany.

Stopień skomplikowania obiegu zależy od kilku czynników:

  • Ilości procesów do odwzorowania.
  • Wielkości (rozmiaru) procesu (ilość stanów, zaangażowanych osób i zasobów itd.).
  • Stałości ścieżki procesu czy też jej zmienności.
  • Liczby aplikacji w której ma być implementowany obieg.
  • potrzeby częstego i szybkiego modyfikowania obiegu w trakcie użytkowania aplikacji.

Przykłady aplikacji implementujących obieg bez dodatkowych narzędzi:

Wnioski urlopowe (prosty obieg dokumentów) - w aplikacjach tego typu istnieje bardzo prosty obieg dokumentów: wniosek urlopowy składany przez pracownika trafia do jego przełożonego, który zatwierdza go lub odrzuca. Składający wniosek otrzymuje zawiadomienie o tym, że wniosek został zatwierdzony lub odrzucony. Niektóre implementacje aplikacji anioski urlopowe wymagają jeszcze akceptacji działu kadr.

System Zamówień (złożony obieg dokumentów)- składanie zamówienia na towar/usługę. Aplikacja połączona z instniejącym w firmie systeme SAP. Osiem różnych rodzajów zakupów (środki trwałe, marketing, administracyjne itd.) definiujących różne ścieżki akceptacji zapotrzebowania. Zapotrzebowanie może posiadać dowolną liczbę pozycji (np. zakup komputera, myszki, monitora, skanera i drukarki - 5 pozycji). Zapotrzebowanie może być akceptowane zbiorczo (wszystkie pozycje) lub pojedynczo (każda pozycja oddzielnie). Łączna liczba kroków w procesie: 15. Maksymalna liczba osób zaangażowanych w obieg: 10.